Regisztráció és vendégfogadás
A rendezvény elején a fogadás és a regisztráció határozza meg az első benyomást. A csapat az előre egyeztetett információk alapján fogadja a résztvevőket, és segíti őket a belépéshez kapcsolódó teendőkben.
AVORA HOSTESS / SZOLGÁLTATÁSOK
Rendezvényszemélyzet
Budapesten és országosan
A rendezvényszemélyzet feladata, hogy a szervezői elképzelések a vendégek számára is követhető, rendezett eseménnyé váljanak. Az AVORA Hostess hostess és host csapattal támogatja a céges rendezvények, konferenciák, kiállítások és expók helyszíni feladatait Budapesten és országosan.
Érdemes előre végiggondolni a vendégek útját a megérkezéstől a távozásig. A belépés, a tájékoztatás és a kiegészítő feladatok külön figyelmet igényelhetnek; a szükséges csapatot ezekhez az igényekhez igazítjuk.
Ajánlatkérés
Milyen feladatokhoz kérhetsz rendezvényszemélyzetet?
Vendégirányítás és VIP-kísérés
Több terem vagy programhelyszín esetén fontos, hogy a résztvevők tudják, merre induljanak. A vendégirányítás és az egyeztetett VIP-kísérés célja, hogy a vendégek megtalálják a programjukhoz tartozó helyszínt.
Ruhatár és koordináció
A ruhatári feladatok és a személyzet munkájának összehangolása szintén része lehet az igénynek. Ezeket külön érdemes megadni, hogy ne ugyanarra a kollégára tervezz több, egy időben végzendő feladatot.
A létszámot a feladatokhoz érdemes tervezni
A vendégszám önmagában nem mondja meg, hány munkatársra lesz szükség. Számít a helyszín elrendezése, a párhuzamos programok száma, a feladatpontok és az érkezési időszak is. Egy egész napos konferencián más lehet a terhelés a nyitáskor, mint két előadás között.
Ajánlatkéréskor különítsd el a folyamatos jelenlétet igénylő feladatokat az időszakos teendőktől. Ha kifejezetten egy hostess és host csapat kiválasztásához kérsz segítséget, a hostess közvetítés oldalán további szempontokat találsz. A szolgáltatás a rendezvény személyzetére vonatkozik, nem a teljes esemény megszervezésére.
Rendezvény hostess és host csapat: a feladatpontok összehangolása
A rendezvény hostess és a további személyzeti feladatok tervezését a vendégek útjából érdemes levezetni. Hol érkeznek, hol kapnak információt, és mely pontokon van szükség folyamatos jelenlétre? Egy jól összeállított brief segít különválasztani a párhuzamos és az egymás után elvégezhető teendőket.
Érkezés és tájékozódás
Jelöld a bejáratot, a regisztráció helyét és a programtereket. Írd meg, ha a vendégek egyszerre érkeznek, vagy több hullámban várhatók.
Párhuzamos személyzeti feladatok
Regisztráció, ruhatár, vendégirányítás és egyeztetett VIP-kísérés esetén különítsd el a feladatpontokat. Így a létszámigény nem pusztán a vendégszámból következik.
Helyszíni kapcsolattartás
Legyen megnevezett szervezői kapcsolattartó, program és feladatbeosztás. Az esetleges koordinációs igényt is előre jelezd az ajánlatkérésben.
Gyakori kérdések
A rendezvényszemélyzet teljes rendezvényszervezést is jelent?
Nem. Az AVORA Hostess hostess és host személyzettel támogatja a helyszíni feladatokat. A szolgáltatás nem a teljes esemény megszervezésére vagy a rendezvénytechnika biztosítására vonatkozik.
Hogyan érdemes meghatározni a szükséges létszámot?
A vendégszám mellett számít az érkezések üteme, a párhuzamos feladatpontok, a helyszín elrendezése és a jelenlét időtartama. Ezeket írd le az ajánlatkérésben, hogy a csapatigényt együtt át tudjuk beszélni.
Konferencia regisztrációjához is kérhető személyzet?
Igen, a regisztráció és a vendégirányítás a konferenciákhoz kapcsolódó személyzeti feladataink közé tartozik. A konferencia hostess oldalon külön összefoglaltuk az ilyen események tervezési szempontjait.
Egyeztessük a rendezvényed személyzeti igényét!
Az ajánlatkérésben add meg a helyszínt, az időpontot, a várható vendégszámot és a tervezett feladatpontokat. Jelöld azt is, mikor kezdődjön és meddig tartson a személyzet jelenléte, illetve van-e külön koordinációs igény.